ServiceNowによるパーソナライズされたポータルサイトへ
UCCグループでは、ServiceNowの導入を通じて、社内ポータルの在り方の抜本的に見直しを行ってきました。
社内ポータルを単なる情報収集の場ではなく、「一人ひとりに合わせて必要な情報や手続きを提供する ”仕事の入り口” となる」
そして 「UCCグループ内の多様な活動を知り "エンゲージメントの向上" のきっかけとなる」 ことを目指し、段階的な改善を進めています。
最初の取り組みは 2020 年、SharePoint で運用していた旧ポータルを ServiceNow に移行し、ポータルサイトの全面刷新を行いました。
続いて2022年には、結婚・出産・異動といった人事関連の手続きを効率化するため、ServiceNowのHR Service Delivery（以降、HRSDと記載）
を活用した従業員ポータルを構築しました。（2022年までの取り組みについてはこちらをご覧ください）
そして2025年6月には、これまでの運用で見えてきた課題や新たなニーズに応えるため、ポータル全体のリニューアルを実施しました。
本記事では、このポータルリニューアルの内容について紹介します。
旧ポータルサイト
旧ポータルサイトでは以下の課題がありました。
ページが分かれていて迷いやすい構造だった
従業員のエンゲージメント向上を目的とした「グループポータル」と、日常業務の入り口となる「従業員ポータル」を別々のページで運用していました。
そのため、利用者は ”どのページにどんな情報があるのか" を把握しづらく、目的の情報にたどり着きづらい構造になっていました。
情報が整理されていなかった
お知らせ記事が全従業員に一律配信されていたため、どの情報が自分に関係するのか分かりづらく、不要な情報も混在していました。
また、利用用途が分かりにくいリンクが多く存在しており、目的の情報にたどり着きづらい状態になっていました。
社内活動の発信が十分に機能していなかった
社内活動の周知を目的に、社内広報ページや社内SNSを掲載していましたが、更新頻度が低く、従業員の関心を高めるには十分ではありませんでした。
結果、従業員の閲覧やコミュニティへの参加につながりにくい状況になっていました。
人事手続きが「一律配信」になっていた
結婚・出産・異動などのライフイベントに応じた手続きを分かりやすくするために、ライフサイクルイベント機能を導入しました。
しかし当時の設計では、従業員の雇用形態や人事情報などの従業員情報が十分に反映されておらず、すべての利用者に同じタスクが一律で配信されていました。
その結果、「どの手続きを自分が行う必要があるのか分からない」「本来不要な申請をしてしまう」といった混乱が発生していました。
例）異動申請：社宅に入居していない人にも「社宅退居申請」の手続きに関して配信される⇒本人が申請の要/不要を判断する必要がある
新ポータルサイト
リニューアルのポイントは・・・よりシンプルでパーソナライズされたポータル！
ポータルの統合 ― “ひとつの入口”へ（ワンフロント化）
これまで分かれていた「グループポータル」と「従業員ポータル」を統合。
日常業務の起点となるワンストップのホーム画面へと再設計することでニュース、業務システム、各種手続きに迷わずアクセスできる環境を実現しました。
情報のパーソナライズ化 ― 必要な人に、必要な情報だけ
社内のお知らせを、以下3つの配信形式に分類しました。
・トップバナー：パーパス・バリュー浸透を目的としたお知らせ（社内報等）
・What's New :日常的なお知らせ（福利厚生・イベント等）
・Attention：通知、通達、アンケート等
また、利用者にとって関係のある情報だけが届くように、
人事情報や所属情報を活用し、従業員一人ひとりの状況に応じて表示内容を最適化しました。
すべての情報を一律に配信するのではなく、「自分に関係する情報だけが届く」設計とすることで、情報探索の負担を軽減し、意思決定のスピードを高めています。
社内活動の可視化 ― エンゲージメントの起点に
Viva Engage、YouTube、Instagramなどのコンテンツをポータル上に集約し、UCCグループの活動が自然に目に入る設計へ変更しました。
業務ポータルと社内コミュニケーションを連動させることで、日常的な閲覧と参加を促進しています。
外部システムとの連携
自分のスケジュールをポータルで確認
Graph APIを活用し、個人のOutlookカレンダーをポータル上に表示しました。
ポータルから自分の予定を確認できるようになり、 ”仕事の入り口” としての機能が強化しました。
商談成立後の手続きをスピーディーに
SFA Spoke を利用し、SFA（営業活動を管理するシステム）とスムーズに連携できるようにしました。
商談が成立すると必要な手続きが複数ありますが、これらを ServiceNow がタスクとして自動で営業担当者に配信します。
必要な手続きが可視化されることで、作業漏れを防ぎ、スピーディーに手続きが進められるようになりました。
人事手続きの個別最適化 ― 迷わせないワークフローへ
HRSDのライフサイクルイベントを再設計し、雇用形態・在籍状況・異動状況に応じた条件分岐型のタスク配信へ刷新しました。
これにより、申請者にとって、不要な申請が表示されることを防ぎ、「何をすべきかが一目で分かる」体験を実現しています。
例）異動申請：アンケートに回答の上で申請 ⇒ 届いたタイムラインに沿って手続きを進める
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日経ビジネス電子版 Special 掲載「従業員目線で進めるUCCのデジタル戦略」
ServiceNowホームページ掲載